Como funcionam os programas de gestão integrados na nuvem?

A tecnologia de cloud computing já se tornou uma realidade no mundo corporativo, gerando valor para empresas e parceiros. E, principalmente, automatizando processos para que o gestor possa focar no que realmente interessa: o seu negócio. O mercado de software na nuvem está tão em alta, que uma das empresas líder, a Salesforce, quer dobrar de receita nos próximos anos, chegando a US$ 20 bilhões em vendas.

Existem softwares na nuvem para resolver todos os tipos de problemas. Uma das categorias que está em evidência é o Enterprise Resource Planning (ERP) ou sistema integrado de gestão empresarial. A ideia central é criar um sistema de gestão unificado, de fácil acesso e uso, capaz de integrar dados e processos de uma organização em um único programa.

As vantagens e funcionalidades de um ERP são muitas:

  • melhora a produtividade;
  • otimiza o workflow e automatiza processos;
  • aumenta a lucratividade de uma companhia;
  • libera o usuário das planilhas e diminui o uso papel;
  • melhora a comunicação entre os departamentos;
  • está 100% on-line, garantindo a segurança e integridade dos dados;
  • dá mais transparência na relação com o cliente;
  • diminui a ocorrência de erros;
  • permite a gestão em tempo real.

Se você ainda tem dúvidas em adotar um sistema integrado de gestão, pense que seu concorrente já deve estar usando.

E o que fazem os programas de gestão integrados na nuvem?

Digamos que uma indústria de sapatos decida adotar um sistema integrado de gestão na nuvem. Ao realizar uma venda, o sistema automaticamente já envia para o financeiro os dados de faturamento do cliente, dá baixa do pedido no estoque, avisa a equipe de produção que é necessário fabricar mais sapatos, notifica o departamento de compras a necessidade de mais insumos e matéria-prima, possibilita que o departamento de inteligência de mercado analise as vendas daquele modelo, e muito mais.

A ideia é otimizar processos e reduzir o tempo que a gestão tem para desempenhar tarefas burocráticas e repetitivas. Tudo para que se obtenha a informação necessária, no momento certo, sem que se perca horas para procurar um dado entre milhares de linhas e células de uma planilha, por exemplo.

Saiba o que um sistema de gestão integrado na nuvem pode fazer:

Controle financeiro

O ERP vai fazer todo o controle financeiro, com o acompanhamento em tempo real do fluxo de caixa para a empresa saber exatamente sua receita, custo, despesa, lucro e prejuízo. Alguns sistemas são integrados com bancos, o que elimina um retrabalho e aumenta a eficiência.

Controle do estoque

Sistemas de gestão vão permitir um melhor controle de estoque e dos processos de manufatura. A empresa pode ter o seu inventário de produtos sempre atualizado, realizando o cadastro, o controle e a organização das informações de maneira simples e eficaz.

Emissão de notas fiscais e boletos:

Permite que o cliente receba a nota fiscal de maneira automática e que a empresa siga boas práticas para o pagamento de tributos.

Controle do ponto de venda

Essa funcionalidade permite que uma empresa administre uma loja ou supermercado de maneira mais fácil, integrando o PDV ao seu sistema de gestão, agilizando processos e diminuindo o número de falhas de processos manuais.

Sistemas de recursos humanos

Com o ERP, a empresa também pode gerenciar seu público interno e não somente no quesito salário. É possível saber quanto tempo de casa o funcionário tem, qual é o seu currículo, adicionar recibos de despesas extras e, até mesmo, gerenciar contratações. Tudo isso para ter uma equipe mais integrada e produtiva.

Cadastro de clientes

Um sistema integrado de gestão permite que a empresa faça o cadastro de seus clientes e ajuda a rastrear oportunidades com seus leads, enviar cotações e fazer pedidos de vendas. Permite ainda aumentar a produtividade e diminuir custos, gerenciando ciclos de vendas e melhorando o relacionamento com seus clientes.

Relatórios de processos

Todas essas funcionalidades anteriormente citadas são integradas. O resultado é que, além de melhorar a gestão e eficiência da empresa, o ERP na nuvem permite mapear e analisar processos. Assim, fica mais simples descobrir novas oportunidades de negócio ou cortar custos de maneira mais inteligente.

SaaS: entenda como essa tecnologia permite que os melhores ERPs do mercado entreguem serviços inovadores

A maioria dos ERPs do mercado utilizam a infraestrutura de SaaS, sigla em inglês para Software as a Service, que significa Software como um Serviço. Com a adoção desse modelo, sua empresa não precisa instalar, manter e atualizar hardware e software. O acesso é fácil e simples, necessitando apenas da conexão com a internet. Muitos fornecedores ainda oferecem aplicativos para celular e tablets.

O modelo SaaS proporciona inúmeras vantagens. Primeiro, a empresa não precisa de um parque de servidores para rodar o sistema durante 24 horas por dia e 7 dias por semana. Além dessa conveniência, o custo total de aquisição do departamento de tecnologia e informação é menor, já que, como regra, as empresas que vendem SaaS cobram uma mensalidade para acesso aos programas. Isso tende a ser bem mais barato do que desenvolver internamente um aplicativo ou contratar um software que não está na nuvem.

No caso de sistemas de gestão, muitos fornecedores oferecem um modelo de aquisição por módulos. Ou seja, o cliente pode comprar o módulo que lhe interessa, pagando somente o que for necessário. O dono de uma loja que vende calçados, por exemplo, vai ter mais interesse por um módulo de ponto de venda (PDV) do que por um sistema que acompanha o processo de fabricação.

Como escolher um sistema de gestão integrado?

O mercado de ERPs é bem fragmentado. Há, literalmente, centenas de fornecedores, cada um com a sua especificidade. Entre eles, estão a SAP, Oracle, Totvs, IBM e muitas outras empresas, de gigantes de tecnologia a pequenas companhias. Existem também algumas opções gratuitas de sistemas de gestão (saiba mais neste link).

O gestor deve escolher aquele que melhor se adapte, que apresente uma baixa curva de aprendizado ou que tenha uma maior facilidade de uso. Assim, o empreendedor vai utilizar mais a ferramenta e seus recursos, usando o ERP de maneira estratégica e menos operacional.

Um bom sistema de gestão não vai deixar o empreendedor preenchendo campos com informações de clientes e anexando contratos por horas, por exemplo. A ferramenta permitirá focar no core business, a parte central de um negócio.

Quais os cuidados para integrar um software de gestão na nuvem?

Entre os cuidados que uma empresa deve ter antes de implementar um software de gestão na nuvem é a cultura organizacional. Muitos funcionários vão ver o aplicativo como um empecilho para suas atividades. É necessário explicar para todos que o ERP não é uma abstração e, sim, uma ferramenta decisiva de gestão.

Outro fator que pode ser crítico é que o seu fornecedor pode descontinuar o software sem aviso prévio. Ou seja, antes de escolher entre as dezenas de soluções disponíveis, pense bem. O casamento entre a sua empresa e o fornecedor é algo que deve ser levado a sério, e um eventual divórcio pode sair bem caro.

Além disso, é necessário ter uma definição clara das necessidades da sua empresa, realizar um planejamento adequado e integração do sistema, que será capaz de avaliar riscos e que tenha experiência para apontar soluções que talvez você nem tenha pensado.

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