O que é integração de sistemas? Saiba como isso pode facilitar os processos da sua empresa

A integração de sistemas é uma importante solução no ambiente corporativo. Hoje, empresas que não investem em uma gestão que conte com esse tipo de recurso, certamente estão perdendo a eficiência necessária para competir por necessidades cada vez mais urgentes dos consumidores.

Porém, em meio a uma transformação digital que está revolucionando as organizações em muitos aspectos,  pode ser que haja dúvidas sobre o que realmente é a integração de sistemas, como ocorre, quais as vantagens e desafios.

Pensando nisso, elaboramos esse post com informações valiosas a respeito da ferramenta, a qual promove uma considerável otimização no desempenho e nos processos de uma organização.

O que é integração de sistemas?

Em um primeiro momento, podemos definir que integração de sistemas é a conexão de subsistemas distintos para que todos trabalhem funcionalmente aliados, de forma automatizada.

Geralmente, esse tipo de solução é aplicada para que a área de TI consiga utilizar e aliar as funcionalidades dos diferentes componentes integrados.

Mas, na prática, o conceito é mais amplo. Isso acontece, pois esse tipo de processo, na maioria das vezes, envolve customizações, otimizações, arquitetura de informação, inteligência de dados ou a implementação de outras tecnologias.

Esse tipo de solução tem ganhado cada vez mais espaço no mercado, pois, atualmente, as organizações utilizam um amplo conjunto de recursos tecnológicos para a execução de atividades com alta performance e qualidade.

Porém, conforme a empresa cresce, a infraestrutura de TI começa a enfrentar desafios relacionados a unificação de ferramentas de gestão e dados de diferentes setores.

Nesse cenário, a integração de sistemas possibilita que as áreas conversem entre si, troquem informações, se tornem mais produtivas, tenham uma rotina mais ágil e com menos chances de erros.

Além disso, é uma ferramenta essencial para uma cultura de grande volume de dados, já que permite uma gestão totalmente conectada e automatizada, com o objetivo de obter informações valiosas e insights para uma tomada de decisão mais rápida e assertiva.

Do contrário, quando não existe unificação, se torna complicado evitar gargalos operacionais e, consequentemente, reduzir custos, burocracia e conflitos operacionais em uma realidade que não mais permite que isso aconteça.

Para você ter uma ideia, segundo dados da Brasscom, as tecnologias da transformação digital, entre elas a integração de sistemas, devem movimentar aproximadamente R$250 bilhões até 2021 no Brasil. Ou seja, é uma das grandes apostas do mercado e certamente da concorrência.

De que forma ocorre a integração de sistemas?

Segundo o  Gartner,  o amadurecimento do Big Data vai acontecer em 2019, a partir da compreensão das empresas sobre a importância de lidar com volumes exponenciais de dados.

Isso faz com que a integração de sistemas siga pelo mesmo caminho, já que é um recurso que possibilita organizá-los para uma gestão de sucesso em todas as áreas.

Essa integração pode acontecer se utilizar de diversos sistemas e plataformas e ocorrer de três maneiras básicas:

  • banco a banco, em que uma ferramenta faz o intermédio entre dois sistemas atuando como sincronizadora;
  • troca de dados eletrônicos,  feita por meio de plataformas contratadas por empresas, as quais fazem  a tradução das mensagens de cada sistema e repassam os dados para outros;
  • API (Application Programming Interface), a mais utilizada, simples e segura ferramenta para integração de sistemas. Isso porque a solução possibilita que sistemas online se comuniquem entre si sem intervenção ou conhecimento de usuários.

Quais são as vantagens de integrar sistemas?

Pelo que mostramos até aqui, você pôde perceber o quanto é importante que os gestores responsáveis pelo fluxo de informações estejam atentos à  integração de sistemas, uma tendência que só tende a aumentar.

Veja agora algumas importantes vantagens:

Otimização da performance

Hoje contar com uma cadeia operacional de alta performance é um diferencial competitivo importante para o sucesso de uma organização. Afinal, assim se torna possível atender com maior capacidade e qualidade clientes e parceiros.

A integração permite que os diferentes setores se comuniquem entre si, o que quer dizer que uma só ação desencadeia todas as outras de maneira automática.

Os sistemas realizam as atividades e o responsáveis, que precisariam executá-las, ganham tempo para se dedicar a outras tarefas importantes.

Além disso, como a atualização é feita de forma automática, se evita falhas humanas, como erros de digitação, por exemplo, e todos os colaboradores conseguem ver o que acontece nas diferentes áreas, em tempo real.

Dessa forma, não precisam ficar esperando alguém atualizar um sistema para obter uma informação. Isso se reflete em uma resposta mais rápida frente a problemas, em um atendimento de qualidade e, consequentemente, nas vendas e na lucratividade.

Redução de custos

A integração de sistemas elimina gargalos operacionais e, com isso, contribui para a redução contínua dos gastos de maneira geral. Isso acontece por meio da diminuição do retrabalho, da simplificação de processos e automatização.

Com a solução, tarefas que não agregam valor ao produto final podem ser removidas, reduzindo esforços desnecessários, assim como as falhas humanas, contribuindo para que o custo total da operação caia e os recursos possam ser investidos em melhorias e inovações na organização.

Além dos menores custos pela eliminação dos retrabalhos, a integração de sistemas permite que os custos de produção ou comercialização sejam monitorados e controlados.

Assim, o diagnóstico de falhas e desvios, em ambos os processos, podem ser apontados com mais agilidade, favorecendo ações que reduzam gastos.

Aumento da produtividade

A automação agiliza as atividades, poupa tempo e trabalho e aumenta a produtividade. Essa minimização de esforços para as tarefas viabiliza a realização de outras ações importantes pelas equipes, ficando por conta dos sistemas as padronizadas e repetitivas.

Além disso, a partir da integração de sistemas todos os departamentos se tornam conectados, criando processos de interdependência. Dessa forma, as equipes precisam dar o melhor de si para que o trabalho de outro time e o total da operação seja satisfatório.

Por exemplo, quando as áreas fazem seus pedidos, a de compras entrega rapidamente as soluções, enquanto os estoques ficam disponíveis e, automaticamente, a de vendas sabe o que vender, a financeira entrega relatórios ricos em dados para a tomada de decisões, e assim por diante.

Controle total

Uma gestão de excelência precisa ter o controle total dos processos. E, nesse sentido, a integração de sistemas é uma grande aliada.

Por meio da ação, os gestores podem monitorar e fiscalizar todas as atividades e setores, de forma a evitar a queda na produtividade, identificar deficiências e criar estratégias assertivas que contribuirão ainda mais com o sucesso da organização.

Os sistemas disponibilizam dashboards para que as empresas montem painéis de controle para verificar seus indicadores e proporcionam a visualização do andamento de cada um dos setores, assim como as atividades realizadas por eles.

Dessa forma, os responsáveis por cada área conseguem analisar toda a situação do negócio e, com isso, tomar decisões mais rápidas e assertivas.

O resultado é um fechamento mensal acelerado, que favorece a análise de resultados e proporciona a adoção de novos processos gerenciais, produtivos e comerciais.

Quais os principais pontos de atenção?

Agora que você conhece as principais vantagens da integração de sistemas, é importante  saber alguns cuidados importantes em sua implementação. Confira:

  • realizar a integração de forma gradativa na empresa, elegendo prioridades e determinando quais processos são mais emergenciais. Isso torna as mudanças viáveis e consistentes;
  • buscar o equilíbrio entre processos já existentes e os sistemas, para criar um ambiente propício entre as áreas envolvidas de maneira a viabilizar a integração relacionada a custos e prazos;
  • contar com uma visão sistêmica, a partir da qual se observe as soluções  mais compatíveis com o plano de integração e grau de complexidade dos processos;
  • realizar um monitoramento constante de todas as atividades e sistemas durante o processo de integração, pois isso permitirá detectar falhas que passavam despercebidas em sistemas isolados, além de identificar necessidades dos colaboradores, principais problemas de produtividade, entre outros.

Como você pôde comprovar, a integração de sistemas é uma estratégia fundamental para os negócios que estão passando pela transformação digital.  Inclusive, aqueles que pretendem se manter no mercado nos próximos anos precisam começar a implantar mudanças tecnológicas, de cultura e gestão o quanto antes.

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